ROI de la documentation

Une fois le ROI de la documentation calculé, il faut alors convaincre les décideurs et obtenir leurs approbations.

L’investissement dans un CCMS peut paraître quelquefois difficile à justifier, car il n’est pas toujours évident de quantifier les avantages que peut apporter le nouveau système. Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l’entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS.

Le CMS demande une rigueur d’élaboration et de construction de la rédaction en amont. Certains esprits, formatés « Word » et/ou habitués à une liberté d’écriture immédiate, ne l’acceptent pas toujours facilement. Quitte à revenir en arrière, corriger, reprendre et compléter… il génère parfois quelques freins au changement pour ces raisons liées au manque de pratique et d’habitude. Cependant, structurer dès le départ son contenu, en prévoyant et en intégrant l’ensemble des champs qui devront figurer au final, fait gagner un temps non négligeable en aval !

Sans compter le gain en termes de qualité qui permet d’assurer de ne rien oublier et d’harmoniser les présentations et contenus de l’ensemble de sa documentation.

Nous vous rappelons les fondamentaux de la solution , utilisée chaque jour par plusieurs milliers d’utilisateurs :

  1. Publier efficacement vos contenus en respectant votre charte graphique
  2. Faire collaborer les différents intervenants simultanément
  3. Valoriser les savoir-faire dans votre organisation en les réutilisant sans copier-coller
  4. Traduire très rapidement vos documents, sans vous préoccuper de ce que vous avez déjà traduit

Vous réduisez les temps de latence et simplifiez les mises à jour…. Et cela depuis n’importe où (au bureau, en clientèle, depuis la table du salon…) . La solution et les bénéfices qu’elle procure, impacte tous les services d’une entreprise en rendant l’expérience utilisateur agréable et efficace.

Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l’entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS. Ce type de gestion apporte un certain nombre de bénéfices intéressants :

  • une amélioration de la cohérence et la précision de l’information (quand vous réutilisez une information, vous avez l’assurance de retrouver exactement le même contenu),
  • une réduction des coûts de création et de maintenance de l’information (vous devez créer moins de contenu et il est plus facilement corrigé ou mis à jour),
  • une réduction des coûts de livraison. (Le contenu et le format sont séparés. Vous pouvez ainsi publier le contenu sous différents formats sans avoir à retravailler le contenu),
  • une réduction des coûts de traduction : on ne re-traduit pas ce qui a déjà été traduit
La technologie qui permet de rationaliser le document d’entreprise, d’apporter des gains de productivité et une sécurité dans la réutilisation des contenus existe depuis plusieurs années déjà. Grâce à la structuration du document, il rend possible l’« industrialisation » de sa production future.
En premier lieu, il faut s’intéresser aux aspects organisationnels qu’implique l’implémentation d’un CCMS. Il est important de définir au préalable une stratégie de l’information et de comprendre l’intérêt que représente le passage vers un processus de création de documents qui s’éloigne d’une simulation papier.
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