Dans mon équipe tout le monde rédige ses documents, tout le monde connait ses documents : nous sommes très riches en documents, peut-être même un peu trop riche… et si tout le monde écrit, faute de temps, personne ne lit : les documents sont dans un gisement, un share-point et dorment,  bien tranquillement, en attendant d’être obsolètes.
Pour bien faire, j’ai fait appel à un rédacteur technique.

Qu’est-ce le rédacteur va pouvoir faire pour aider mon équipe ? Le rédacteur technique est un spécialiste de la documentation il doit:

• recueillir les attentes et besoins : des utilisateurs, des experts métiers
• cibler l’information : qui va lire, à quel moment ?
• structurer le contenu : livret, procédures, aide au diagnostic, textes réglementaire
• choisir le mode d’édition : pdf, html, xml

Son rôle dépasse le périmètre de son projet, il doit :

• assurer la cohérence avec l’existant
• rédiger des modules cohérents qui pourront être réutilisés
• versionner les modules qui ne peuvent pas être simplement réutilisés
• faire remonter le commun : définitions , ref bibliographiques etc

Il rédige ensuite les procédures d’utilisation des systèmes, les procédures de maintenance. Il vérifie chaque information, la décrypte pour mieux l’expliquer, la rendre compréhensible et finalise ensuite la documentation technique. Enfin, le rédacteur technique a souvent recourt à plusieurs sources pour étayer ses préconisations et analyses.
Il procède aux vérifications d’usage, et établit une ultime relecture des documents.
Tout le monde s’accorde à dire que la documentation technique est très importante, qu’elle fait partie du produit, du logiciel, du service. Qualité et réglementation obligent : aucune mise sur le marché ne peut se faire sans mode d’emploi approprié. Les commerciaux, responsables produits et marketing, s’empresseront d’ajouter que le manuel d’utilisation fait partie intégrante du produit, qu’il constitue une aide à la vente. Le service après-vente notera de son côté qu’il permet de diminuer les appels pour assistance et de limiter les retours.
Il permet la mise sur le marché, participe à la vente et pérennise la relation client. Son rôle est stratégique. Il est stratégique pourtant il est délaissé par de nombreuses entreprises.
Bien souvent, les produits et services sont conçus sans la participation du rédacteur technique. Il devra pourtant être l’interprète du lien entre la conception technique, la présentation commerciale ou marketing et l’usage qu’en fera le client final. Les budgets et les délais sont pensés en amont pour la production, le marketing et les ventes. La rédaction technique est mise de côté, remise à plus tard, vécue comme une obligation sans grande valeur ajoutée, à mettre en œuvre au moment de la mise en marché du produit. Le constat est simple, pas besoin de statistique : la production des documents techniques est en général considérée comme le goulot d’étranglement, la cause des retards de lancement de produits et/ou des mauvaises ventes. Les tensions qui s’en suivent peuvent expliquer le désamour pour cette étape.

Pour pallier cette situation, les entreprises font souvent appel à l’intérim ou à des prestataires de service en ingénierie.
Mais est-ce vraiment une solution ? Ou simplement une façon de se détourner du problème de fond : La qualité de la documentation technique devient de plus en plus importante dans la stratégie produit. Les moyens d’accès à l’information technique du produit ont changé. Le consommateur n’hésite pas à consulter la documentation technique avant son achat.
Bien souvent qu’il soit salarié de l’entreprise, intérimaire ou prestataire de service, il devra faire avec les outils bureautiques de l’entreprise. Si les cadres de l’entreprise sont équipés de Word, Excel ou Access, encore suffisants jusqu’à une époque récente pour leurs métiers, ils utilisent tous aujourd’hui des ERP, des CRM, de la GPAO… Alors pourquoi ne pas doter également les rédacteurs techniques d’outils performants pour faciliter leur tâche et améliorer leur productivité ? Il est de coutume de penser qu’un document doit se faire avec Word ou un traitement de texte équivalent. Obtenir le résultat souhaité n’est qu’une question de formation et de maniement de l’outil.
C’est porter peu de considération à ce métier qui valorise le produit et méconnaître les technologies actuelles de production de documents !
Les entreprises gagneraient indéniablement en productivité et en sécurité documentaire si elles équipaient leurs équipes de logiciels de rédaction technique performants et simple d’utilisation. Or des solutions accessibles existent…