La plupart des entreprises au monde ne mesurent pas leurs temps perdus, alors qu’ils constituent 80% des coûts cachés. La comptabilité permet normalement de connaître les principaux coûts d’une entreprise et ainsi de déterminer les actions à mener pour améliorer sa performance. Cependant, la comptabilité ne peut pas refléter l’ensemble des coûts d’une entreprise.

Les coûts cachés peuvent être de différentes natures. Ils peuvent être disséminés dans plusieurs comptes (par exemple des produits de mauvaise qualité vont influer sur différents comptes comptables, rendant difficile une estimation précise de leur montant). L’expression « coûts cachés » peut également désigner des coûts qui ne sont pas pris en compte par la comptabilité et qui représentent un manque à gagner pour la société. Ils proviennent généralement de dysfonctionnements organisationnels et de comportements humains. Le gérant qui veut lutter contre eux se retrouve donc confronté à une double problématique. Parmi les principaux coûts cachés nous pouvons citer : l’absentéisme, le turn-over (rotation du personnel) élevé, …

Il existe six principaux indicateurs de coûts cachés :

1. Les conditions de travail
2. L’organisation de travail
3. La mise en œuvre de la stratégie de travail
4. La communication au travail
5. La formation au travail
6. La gestion du temps au travail

Dans le cadre de la documentation, les coûts cachés sont liés à :

• les conditions de travail
  Avec le cloud, l’outil est disponible partout à tout moment. Author est complété par Contribute qui est une interface conviviale et simple
• des recherches de documents : dans les répertoires, dans les différentes versions dans les anciens documents…
  les outils de recherche , les historiques, la localisation des objets liés sont autant d’outils Author-it qui répondent à cette problématique
• des travaux d’indexation, des typages, des renommages,
  Author-it crée les index automatiques, utilise les variables, les variantes,
  Avec Author-it vous avez la possibilité de choisir des titres différents selon l’interface de publication
• des doublons, des redites, des reprises, ou des versions non nécessaires, des documents non ciblés, déclinés,
  la documentation modulaire permet une réutilisation de nombreux éléments. Il est possible d’utiliser plusieurs fois les modules dans plusieurs livres ou embarqués
  Xtend est un outil hyper puissant pour traquer les doublons
• des traductions à refaire,
  Localize, les mémoires de traduction, cibler les modules qui sont en cours de traduction et ceux qui ne doivent pas être modifiés
• un manque de visibilité sur l’état documentaire, un non partage des informations,
  Review et Contribute sont entièrement centrés sur la collaboration, le travail d’équipe : ces deux outils permettent d’élargir le travail en collectant directement les éléments dans l’outil et en permettant un partage simple et sécurisé en un seul endroit

Le dernier client chez qui nous avons fait une étude des coûts gris réalise 340 000 euros d’économie par an.

Et vous, combien pouvez vous économiser dans votre entreprise ? Contactez nous