A mesure que la technologie évolue, les choix pour des outils efficaces de documentation structurée s’élargissent. Ce qui était autrefois une niche est devenu un éventail étourdissant de solutions. Il existe différentes technologies, telles que DITA et XML, des plates-formes avec beaucoup d’options, et de fonctionnalités utiles ou non. Si vous ne faites que commencer votre recherche d’un nouvel outil, ou même si vous faites vos sélections, assurez-vous que la solution que vous choisissez est la mieux adaptée aux besoins de vos rédacteurs et de votre organisation. Et n’oubliez pas vos utilisateurs. Voici 7 choses à rechercher :

• Importation de contenu existant : Si vous n’avez jamais travaillé avec un système de documentation modulaire, il est tout à fait possible que votre contenu existant soit un format de publication Word ou desktop. Bien que la plupart des solutions vous diront que l’importation de Word est une option, elle est souvent très difficile, surtout si vous convertissez des documents Word en DITA ou XML. Avant de décider, considérez la solution la plus viable pour votre équipe. Avec Author-it, par exemple, l’importation de Word est un processus simple où votre contenu est décomposé en composants et stocké dans un véritable CCMS pour réutilisation, traduction et plus encore.
• Interface facile à utiliser : Les rédacteurs ont déjà un gros travail. Ajouter de la complexité à l’expérience utilisateur est la dernière chose dont ils ont besoin. Assurez-vous de sélectionner un produit qui est non seulement facile pour les rédacteurs techniques, mais aussi pour les contributeurs qui n’ont peut-être pas la possibilité d’utiliser du code.
• Collaboration & Examen : La possibilité de collaborer et d’examiner les commentaires et les modifications suggérées à votre contenu en temps réel est un avantage majeur. Surtout dans des moments comme où les équipes de rédacteur diminuent et où le besoin de contributions directes des PME et des rédacteurs non techniques est crucial. Avec Author-it, le module de collaboration et d’examen a été construit autour de ce besoin, afin que les rédacteurs techniques puissent travailler avec des experts externes en toute sécurité et avec une interface qui permet aux contributeurs d’écrire librement, et d’éviter les goulots d’étranglement en fin de projet.
• Les capacités techniques de vos contributeurs : Une nouvelle tendance dans la création de modules a vu le jour, y compris des rédacteurs non techniques et des experts produit. Lorsque vous permettez aux contributeurs d’écrire et d’examiner du contenu, vous pouvez gagner du temps et éviter le jeu frustrant « dépêchez-vous et attendez » des anciens processus d’examen. Cependant, la plupart des PME et des rédacteurs non techniques n’ont pas l’expérience, ou la bande passante, pour apprendre des compétences techniques d’écriture et plus particulièrement, comment écrire dans les modules. La facilité d’utilisation pour les contributeurs devrait être une priorité, car les obstacles techniques dus à la formation de personnes non techniques pour créer des composants est une énorme perte de temps, et forme un silo au sein de votre département. Les solutions basées sur XML et DITA sont construites par des personnes techniques pour les personnes techniques et toute l’expérience est dominée par la structure et le code. Cet environnement n’est pas le mieux adapté pour un contributeur dont l’expertise concerne le métier. Posez des questions aux fournisseurs sur la véritable facilité d’utilisation des contributeurs et demandez-vous si vous avez réellement besoin d’un outil basé sur XML ou DITA, ou s’il existe une meilleure solution pour votre équipe. La collaboration et l’examen en temps réel de l’auteur permettent aux PME de contribuer dans un format qu’elles connaissent bien, et la participation des contributeurs peut aider votre organisation à fournir à l’échelle du contenu critique d’entreprise avec un délai de mise sur le marché plus rapide tout en créant un environnement collaboratif qui évite les silos.
• Un véritable CCMS : La plate-forme que vous avez choisie contient-elle un véritable système de gestion du contenu des composants (CCMS) ? Bien que certaines entreprises annoncent un CCMS intégré, elles sont souvent basées sur des fichiers, ce qui signifie qu’une seule personne peut y travailler à la fois et que le contenu est écrasé. Bien que les solutions DITA et XML soient CCMS, elles ne sont en fait qu’un référentiel de code. Un véritable CCMS, comme Author-it, est une base de données relationnelle dont le contenu est décomposé et stocké dans des composants. Cette architecture de base de données est facilement consultable et robuste en raison de la granularité du contenu géré, ce qui signifie que vous pouvez stocker et gérer facilement de grands volumes de contenu sans perdre le contrôle de votre documentation. Avec Author-it, vous pouvez gérer les composants, les workflows, la traduction et la localisation et plus encore dans notre CCMS intégré.
• Publication de sorties : La publication multicanal est cruciale dans un outil de mise en forme, car les clients s’attendent à avoir des options pratiques pour la consommation de contenu. Être en mesure d’atteindre votre public où ils préfèrent apporte plus de sensibilisation à votre contenu et plus de commodité à vos clients. Lorsque vous magasinez pour créer des options de solution, assurez-vous de peser les avantages d’une solution de bout en bout, où vous pouvez créer du contenu une fois, le stocker dans un CCMS intégré et publier à n’importe quelle sortie, n’importe où, n’importe quand.
• Un réel service associé : Un outil, même très performant ne saurait répondre aux exigences des utilisateurs s’il n’a pas été adapté à ses besoins spécifiques. Atelier numérique vous accompagne lors de la mise en place pour l’installation, pour la mise en place des circuits de travail et des formats de publication. L’application sera adaptée à votre contexte selon des critères ergonomiques et d’efficacité. L’équipe est disponible et s’adapte à vos exigences. Atelier numérique peut former les utilisateurs à Author-it. Atelier Numérique apporte des solutions créatives et sur-mesure.

Vous avez des questions ? Nous pouvons vous aider. Avec notre solution, vous pouvez créer, collaborer, gérer, traduire, réutiliser et publier du contenu. Le tout sur une plate-forme facile à utiliser.

Dans mon équipe tout le monde rédige ses documents, tout le monde connait ses documents : nous sommes très riches en documents, peut-être même un peu trop riche… et si tout le monde écrit, faute de temps, personne ne lit : les documents sont dans un gisement, un share-point et dorment,  bien tranquillement, en attendant d’être obsolètes.
Pour bien faire, j’ai fait appel à un rédacteur technique.

Qu’est-ce le rédacteur va pouvoir faire pour aider mon équipe ? Le rédacteur technique est un spécialiste de la documentation il doit:

• recueillir les attentes et besoins : des utilisateurs, des experts métiers
• cibler l’information : qui va lire, à quel moment ?
• structurer le contenu : livret, procédures, aide au diagnostic, textes réglementaire
• choisir le mode d’édition : pdf, html, xml

Son rôle dépasse le périmètre de son projet, il doit :

• assurer la cohérence avec l’existant
• rédiger des modules cohérents qui pourront être réutilisés
• versionner les modules qui ne peuvent pas être simplement réutilisés
• faire remonter le commun : définitions , ref bibliographiques etc

Il rédige ensuite les procédures d’utilisation des systèmes, les procédures de maintenance. Il vérifie chaque information, la décrypte pour mieux l’expliquer, la rendre compréhensible et finalise ensuite la documentation technique. Enfin, le rédacteur technique a souvent recourt à plusieurs sources pour étayer ses préconisations et analyses.
Il procède aux vérifications d’usage, et établit une ultime relecture des documents.
Tout le monde s’accorde à dire que la documentation technique est très importante, qu’elle fait partie du produit, du logiciel, du service. Qualité et réglementation obligent : aucune mise sur le marché ne peut se faire sans mode d’emploi approprié. Les commerciaux, responsables produits et marketing, s’empresseront d’ajouter que le manuel d’utilisation fait partie intégrante du produit, qu’il constitue une aide à la vente. Le service après-vente notera de son côté qu’il permet de diminuer les appels pour assistance et de limiter les retours.
Il permet la mise sur le marché, participe à la vente et pérennise la relation client. Son rôle est stratégique. Il est stratégique pourtant il est délaissé par de nombreuses entreprises.
Bien souvent, les produits et services sont conçus sans la participation du rédacteur technique. Il devra pourtant être l’interprète du lien entre la conception technique, la présentation commerciale ou marketing et l’usage qu’en fera le client final. Les budgets et les délais sont pensés en amont pour la production, le marketing et les ventes. La rédaction technique est mise de côté, remise à plus tard, vécue comme une obligation sans grande valeur ajoutée, à mettre en œuvre au moment de la mise en marché du produit. Le constat est simple, pas besoin de statistique : la production des documents techniques est en général considérée comme le goulot d’étranglement, la cause des retards de lancement de produits et/ou des mauvaises ventes. Les tensions qui s’en suivent peuvent expliquer le désamour pour cette étape.

Pour pallier cette situation, les entreprises font souvent appel à l’intérim ou à des prestataires de service en ingénierie.
Mais est-ce vraiment une solution ? Ou simplement une façon de se détourner du problème de fond : La qualité de la documentation technique devient de plus en plus importante dans la stratégie produit. Les moyens d’accès à l’information technique du produit ont changé. Le consommateur n’hésite pas à consulter la documentation technique avant son achat.
Bien souvent qu’il soit salarié de l’entreprise, intérimaire ou prestataire de service, il devra faire avec les outils bureautiques de l’entreprise. Si les cadres de l’entreprise sont équipés de Word, Excel ou Access, encore suffisants jusqu’à une époque récente pour leurs métiers, ils utilisent tous aujourd’hui des ERP, des CRM, de la GPAO… Alors pourquoi ne pas doter également les rédacteurs techniques d’outils performants pour faciliter leur tâche et améliorer leur productivité ? Il est de coutume de penser qu’un document doit se faire avec Word ou un traitement de texte équivalent. Obtenir le résultat souhaité n’est qu’une question de formation et de maniement de l’outil.
C’est porter peu de considération à ce métier qui valorise le produit et méconnaître les technologies actuelles de production de documents !
Les entreprises gagneraient indéniablement en productivité et en sécurité documentaire si elles équipaient leurs équipes de logiciels de rédaction technique performants et simple d’utilisation. Or des solutions accessibles existent…

Une fois le ROI de la documentation calculé, il faut alors convaincre les décideurs et obtenir leurs approbations.

L’investissement dans un CCMS peut paraître quelquefois difficile à justifier, car il n’est pas toujours évident de quantifier les avantages que peut apporter le nouveau système. Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l’entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS.

Le CMS demande une rigueur d’élaboration et de construction de la rédaction en amont. Certains esprits, formatés « Word » et/ou habitués à une liberté d’écriture immédiate, ne l’acceptent pas toujours facilement. Quitte à revenir en arrière, corriger, reprendre et compléter… il génère parfois quelques freins au changement pour ces raisons liées au manque de pratique et d’habitude. Cependant, structurer dès le départ son contenu, en prévoyant et en intégrant l’ensemble des champs qui devront figurer au final, fait gagner un temps non négligeable en aval !

Sans compter le gain en termes de qualité qui permet d’assurer de ne rien oublier et d’harmoniser les présentations et contenus de l’ensemble de sa documentation.

Nous vous rappelons les fondamentaux de la solution , utilisée chaque jour par plusieurs milliers d’utilisateurs :

1. Publier efficacement vos contenus en respectant votre charte graphique
2. Faire collaborer les différents intervenants simultanément
3. Valoriser les savoir-faire dans votre organisation en les réutilisant sans copier-coller
4. Traduire très rapidement vos documents, sans vous préoccuper de ce que vous avez déjà traduit

Vous réduisez les temps de latence et simplifiez les mises à jour…. Et cela depuis n’importe où (au bureau, en clientèle, depuis la table du salon…) . La solution et les bénéfices qu’elle procure, impacte tous les services d’une entreprise en rendant l’expérience utilisateur agréable et efficace.

Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l’entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS. Ce type de gestion apporte un certain nombre de bénéfices intéressants :

• une amélioration de la cohérence et la précision de l’information (quand vous réutilisez une information, vous avez l’assurance de retrouver exactement le même contenu),
• une réduction des coûts de création et de maintenance de l’information (vous devez créer moins de contenu et il est plus facilement corrigé ou mis à jour),
• une réduction des coûts de livraison. (Le contenu et le format sont séparés. Vous pouvez ainsi publier le contenu sous différents formats sans avoir à retravailler le contenu),
• une réduction des coûts de traduction : on ne re-traduit pas ce qui a déjà été traduit
  

Que ce soit une création ou une mise à jour, chaque document fait l’objet d’un projet documentaire.

• C’est le produit d’un travail en équipe : rédacteur(s) et relecteur(s)
• Il s’inscrit dans une temporalité : début et fin de relecture
• Il peut donner un ou plusieurs documents selon le format de sortie

C’est un travail en équipe :

Atelier numérique vous offre un environnement commun pour tous les utilisateurs, partageant directement et travaillant sur le même contenu.

Tout le monde peut travailler « sur la même page » pour ainsi dire :

• pour la rédaction, que l’on utilise Author ou Contribute, on intervient sur le même livre. Author est l’interface plus orientée pour les rédacteurs, Contribute est la version plus ergonomique et simplifiée d’Author-it
• pour les révisions et la validation : tous les collaborateurs vont utiliser la même page de Review et ils pourront voir ce qui a été fait par les autres lecteurs, lire leurs commentaires , leurs contributions et pourront même répondre. L’application envoie automatiquement des notifications aux personnes concernées
• Le chef de projet documentaire va arbitrer les remarques des collaborateurs.: chaque étape peut être commentée et fait l’objet d’une notification

Ce ne sont pas des fichiers répartis sur des ordinateurs individuels avec des méthodes manuelles de suivi.

• C’est une base de données sécurisée : il n’est pas possible de supprimer des éléments sans qu’il y ait un contrôle, il n’est pas possible d’accéder à des documents sans autorisation
• Dans chaque module, l’historique permet de connaitre toutes les étapes  de la vie du document.

Ceci permet une plus grande stabilité en terme de «source unique de vérité», et permet également  de vous assurer que chaque utilisateur sait ce qui se passe avec le contenu.