Temple Grandin est une scientifique du comportement et une professeure émérite de zootechnie, connue pour son travail dans le domaine de la zootechnie et de l’autisme. hypersensible aux bruits, au toucher et aux parfums, elle a su appliquer cette hypersensibilité pour révolutionner les sciences comportementales et psychologiques en l’appliquant… aux vaches!
Ce que nous dit la démarche de Temple Grandin c’est qu’il ne suffit pas de connaitre l’état actuel, de se conformer au modèle existant, de s’en tenir à la moyenne. Ce que fait l’intelligence humaine par rapport à l’intelligence artificielle (IA) c’est cette « sortie de route », exploiter les erreurs de comportements liés à l’autisme pour comprendre un mode de fonctionnement différent. C’est accepter que l’empirique puisse avoir raison du théorique ou du statistique.
« Pour créer de nouvelles images, je pars toujours de mille petits morceaux d’images que j’ai emmagasinées dans la vidéothèque de mon imagination et que je recolle ensemble. » . Cette capacité de synthèse liée à l’imagination et à l’empirique, le vécu et non plus au savoir, conduit à des réelles avancées en matière de sciences qui se sont concrétisées par des applications pratiques et techniques.
« Certaines études sur la délinquance chez les jeunes gens doués montrent qu’ils ont des capacités élevées dans les domaines de l’intelligence fluide et de la pensée non verbale par opposition à l’intelligence cristallisée qui demande une formation et une éducation antérieure. » C’est cette intelligence fluide que nos déliquants de l’ingéniérie que sont les rédacteurs et les spécialistes de la documentation vont pouvoir ajouter au savoir consigné dans les données. Qui d’autre, que le rédacteur technique, sait que les notes du spécialistes sont dans la tête de celui-ci, ou notés avec un coup de stabilo dans le document qui est sur son bureau…C’est pourquoi, certes l’IA peut aider à construire une documentation technique mais elle ne se substitue pas à un dialogue réel avec des personnes réelles à même de comprendre la réalité du terrain.
« Il n’y a pas une personne, un livre ou un séminaire qui puisse apporter « toutes les réponses » dont nous avons besoin pour comprendre qui nous sommes ou saisir des relations sociales. »
Pas même l’Intelligence Artificielle, si puissante soit-elle! La documentation est une matière vivante : elle est utilisée par des humains et écrite par des humains, il est nécessaire d’être plusieurs et de dialoguer pour en faire un véritable outil. Bien souvent mon erreur sert à mon voisin, et il me faut me confronter à la réalité pour savoir ce qui fait la difficulté d’une procédure : ce qui marche, ce qui ne marche pas, lever les ambiguïtés, traquer les idées induites…
Bien que Temple Grandin ne se réfère pas explicitement à la documentation technique, ces concepts sont applicables pour améliorer la qualité et l’efficacité des documents techniques en les rendant plus sensibles, innovants et adaptés à la réalité opérationnelle.
Alors, comment incorporez-vous ces principes dans votre travail de rédaction technique ? Partagez vos expériences et astuces, et n’oubliez pas, parfois l’anomalie est source de valeur, à vous de jouer !

« mieux vaut une tête bien faite qu’une tête bien pleine » disait Montaigne
Ce qui vaut pour une intelligence « naturelle » est d’autant plus pertinent à l’heure où l’intelligence artificielle permet de compiler, d’analyser, de réorganiser pour créer des nouveaux contenus.
Pourquoi reste t-il essentiel que l’intelligence humaine soit à l’origine des documentations structurées ? parce que justement cette structure, ces critères, ces règles doivent être pensés pour être pertinents.
Il est de plus en plus évident qu’il faut une gouvernance documentaire si on ne veut pas faire grossir inutilement les bases de connaissance et bibliothèques dans une organisation. L’obésité en matière de documentation est un facteur de mauvaise santé : à quoi sert un document s’il est mal ciblé, répété, déformé, et perdu, coincé dans un dossier non accessible. Dans Big data « big »doit vouloir dire Grand non pas lourd…
La documentation doit être organisée, pensée, pesée afin de rester en adéquation avec les besoins de l’activité. Cette gouvernance n’est pas innée : elle doit être faire l’objet d’une réflexion sur les besoins réels de votre organisation. C’est en quoi, les experts d’Atelier Numérique, forts d’une expérience auprès de nombre d’entreprises et de leur connaissance pointue des outils va pouvoir vous apporter une aide précieuse. Leur créativité permet de dépasser le simple « réarrangement » de vos contenus.
De votre base de données « bien pleine » il vont faire une documentation « bien faite » : une réelle documentation et non pas la simple compilation de contenus plus ou moins bien digérés.

La relecture est un processus qui ressemble plus à une succession de cycles qu’à un processus linéaire. La relecture doit être :

• technique: les ingénieurs, spécialistes outils, concepteurs vont vérifier et enrichir le contenu technique
• fonctionnelle: les experts produit vont vérifier que le document est ciblé, opérationnel
• conforme: les responsables d’édition et les chefs de projet vont valider le contenu de la documentation

Afin que ces cycles soient respectés :

• les corrections doivent être clairement exprimées, doivent être partagées et discutées : il faut donc que ce soit une plateforme d’échange,
• les corrections doivent être en contexte , il faut voir exactement ce sur quoi elles portent,
• il faut pouvoir statuer sur les discussions : que le responsable d’édition donne son accord ou explique son refus,
• il faut pouvoir stocker ces remarques et les restituer lors d’un litige.

La force d’Author-it est de faire toutes ces opérations en un seul endroit, on ne passe pas d’un logiciel à l’autre pour faire les modifications. Donc :

• quand une suppression ou un ajout ont été acceptés par tous les intervenants, le rédacteur n’a rien à faire, cette modification se met automatiquement à jour,
• toutes les suggestions, discussions sont enregistrées dans le fichier xml : la traçabilité est complète,
• quand un module est en cours de relecture il est verrouillé, il ne sera donc pas modifié en cours de relecture,
• quand tous les modules ont été acceptés et validés, il est possible d’envoyer le document en signature de manière automatique.

Pour la relecture des documents, Atelier Numérique accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour la mise en place des cycles de révision

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Les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’elles utilisent des ressources internes pour collecter les documents de conformité des fournisseurs sont les suivants :

• Le manque de connaissances des fournisseurs sur les réglementations et les exigences en matière de documentation.
• Pas d’accord formel avec les fournisseurs concernant les exigences et les obligations de conformité.
• Activité chronophage, devient une tâche supplémentaire pour une personne occupant une autre fonction.
• Réception de documents non validés, manque de clarté quant à l’acceptation ou au rejet.
• Manque de connaissances sur les plateformes et les formats utilisés dans les soumissions de documents.
• Difficulté à communiquer avec les fournisseurs dans les pays non anglophones et dans d’autres fuseaux horaires.

Atelier Numérique facilite l’audit de conformité :

• Les documents de conformité ne demandent pas de temps supplémentaire, et peuvent être produits par une seule personne : le rédacteur.
• L’acceptation ou le rejet de chaque relecture est enregistrée de manière automatique pendant les cycles de relecture.
• Les formats utilisés sont unifiés : il n’y a pas de connaissance à avoir en code pour utiliser le logiciel Author-it.
• Le mode SAAS permet à Author-it d’être utilisé partout et n’importe quand : il suffit d’une simple connexion internet et d’un ordinateur.

Pour chacun de ces audits, Atelier Numérique  accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour faciliter la production de la documentation nécessaire

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Un audit qualité est l’évaluation d’une entreprise.

• Un audit qualité externe est effectué par une entreprise d’audit certifié qui va évaluer la qualité d’un produit ou d’un service.
• Un audit qualité interne est effectué parle service qualité qui va évaluer les moyens mis en œuvre pour créer un produit ou un service de qualité.

L’audit qualité concerne aussi bien :

• Le personnel,
• L’organisation,
• Les méthodes de travail.

L’audit qualité permet de vérifier si les objectifs de qualité sont atteints. Il peut se conclure par une certification ou une normalisation.

Les différents types d’Audit sont :

Audit interservice	Réalisé par les salariés d’autres services d’une même entreprise, il permet de mieux comprendre le rôle de chacun et améliore le travail de groupe.
Audit d’amélioration	Réalisé par des professionnels, il permet de venir en aide à une branche de l’entreprise qui ne parvient pas à réaliser ses objectifs.
Audit de contrôle ou de sécurité	Réalisé par des professionnels, il permet de savoir si le règlement de l’entreprise est respecté.
Audit surprise	Réalisé par des professionnels ou des dirigeants de l’entreprise, il n’est pas annoncé.
Audit de certification	Réalisé par l’organisme de certification ou de normalisation, il permet de déterminer si l’entreprise peut obtenir la certification qu’elle a demandé.

Pour chacun de ces audits, Atelier Numérique accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour faciliter la production de la documentation nécessaire

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Les conditions Frame Maker :
Un de nos clients avait constitué une base sur Excel pour gérer les 156 conditions intervenant dans la documentation. La multiplicité de ces conditions est un casse tête pour le relecture : on ne sait plus ce qui va sortir, il faut lire attentivement le rapport d’édition pour savoir ce qu’il y a effectivement dans le livre. Cette multiplicité engendre un vrai travail supplémentaire, elle devient chronophage, elle devient une tâche supplémentaire pour une personne occupant une autre fonction.

Lors de la migration :
La documentation de ce client était sur Frame Maker, et Atelier numérique a fait une migration de cette documentation vers Author-it. Lors de cette migration, les « conditions » sont devenues automatiquement des « variables » et le résultat lié à ces conditions des « variantes ».

Définition des variantes :
Ces variantes sont des Critères de différenciation, tout comme les conditions, mais il n’y a plus de cauchemar

• faciles à créer : les variantes sont explicites, elles sont créées et paramétrées de manière intuitive par les administrateurs,
• sécurisées : il n’y a que les administrateurs qui peuvent les changer,
• faciles à éditer : le rédacteur peut visualiser avec un filtre, ce qui lui permet de savoir immédiatement ce qui figurera dans cette version.
• faciles à publier : Ce filtre permet d’afficher le choix et de publier chaque version en sachant exactement ce qui va être publié.
• Les variantes peuvent être notifiées :
•  pour un client Atelier numérique a développé un outil pour faire un journal en même temps que la publication, un autre client fait une fiche d’identification qui est publiée à la fin de chaque document où les variantes sont éditées

Pour la mise en place des variantes, Atelier Numérique  accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour faciliter la production de la documentation.

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Dans les industries pharmaceutiques, les industries d’équipement, etc., les équipes de documentation sont parties prenantes des audits c’est à dire :

• • les audits de sûreté : Un audit de sûreté a pour vocation d’identifier les vulnérabilités d’un site en analysant la pertinence des mesures de protection en place sous  le prisme de l’attractivité des activités s’y tenant, de son  environnement et des possibles incidents de sûreté pouvant s’y produire.

 

• • les audits de sécurité : Un audit de sécurité est le processus de collecte d’informations permettant d’évaluer les risques et les dangers sur le lieu de travail. Il est réalisé par des responsables de la sécurité afin d’évaluer l’efficacité, la fiabilité et l’efficience des systèmes de santé et de sécurité de l’organisation.

 

• • les audits de conformité : Un audit de conformité est un audit de style opérationnel qui détermine si une entreprise respecte les règles d’un accord ou d’un contrat. Ces accords et contrats sont examinés et audités pour s’assurer qu’il n’existe aucune fraude ou inexactitude dans la mesure où l’entreprise respecte les obligations contractuelles.

 

• les audits de qualité : Un audit de qualité est une évaluation systématique des produits et des services ainsi que des processus et systèmes commerciaux utilisés pour la production. Il permet de s’assurer que la qualité actuelle est à la hauteur des normes établies.

Pour chacun de ces audits, Atelier Numérique  accompagne ses clients et propose des solutions adaptées pour faciliter la production de la documentation nécessaire.

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